Zo zet je een omnichannelwinkel op voor je school of universiteit - FooSales

Hoe zet je een omnichannelwinkel op voor je school of universiteit?

Vrouwen kijken naar pakjes en houden een Ipad vast in een schoolwinkel

Of je nu een student, ouder, docent of lid van de faculteit bent, je zult het er waarschijnlijk mee eens zijn dat het bestellen van boeken, kantoorbenodigdheden, uniformen en sportuitrusting een uitdagend proces kan zijn. Hoewel het vrij eenvoudig is om de online winkel van een school op te zetten met behulp van WordPress en WooCommerceHet kan een uitdaging zijn om de winkel te beheren, bestellingen uit te voeren en met klanten te communiceren. De meeste scholen en universiteiten bieden ouders en studenten de mogelijkheid om online boeken, uniformen, kleding, merchandise en zelfs kaartjes voor evenementen te kopen, maar wanneer het aankomt op het verkopen in persoon en het beheren van online bestellingen, ontaarden deze processen al snel in omslachtige spreadsheets en lange e-mailuitwisselingen.

In deze gids laten we je zien hoe je een omnichannel winkel implementeert die het mogelijk maakt om zowel online als in-person te verkopen met behulp van een uniform systeem, terwijl het fulfillment proces wordt vereenvoudigd en de communicatie wordt geautomatiseerd. We zullen je door de stappen leiden om een WooCommerce omnichannel winkel voor jouw school of universiteit op te zetten en een effectieve fulfillment strategie te implementeren die tekstboek aankopen zal stroomlijnen, school spirit zal stimuleren met branded merchandise, en de algehele operationele efficiëntie zal verbeteren.

Snelle links

  1. Persoonlijk verkopen met een WooCommerce POS (Point of Sale)
    1. Verkoop en afrekenen
    2. Orderbeheer
    3. Klanten
  2. Orderverwerking op maat
  3. Automatiseer e-mailcommunicatie
  4. Verkoop tickets online en op je schoolevenementen
  5. Conclusie

Opmerking: Deze tutorial gaat ervan uit dat je al een WordPress website hebt met WooCommerce geïnstalleerd.

Persoonlijk verkopen met een WooCommerce POS (Point of Sale)

Online verkopen is een grote eerste stap, maar het is slechts de helft van het traject. Om persoonlijke verkoop op locatie mogelijk te maken, moet je een POS (point of sale) oplossing implementeren. Dit zal ervoor zorgen dat je in staat bent om in-persoon verkopen professioneel te verwerken en nieuwe bestellingen, omzet en klanten bij te houden.

Omdat je WooCommerce al gebruikt om je online producten, bestellingen en klanten te beheren, is het alleen maar logisch om een WooCommerce POS. Een WooCommerce POS zoals FooSales is een point of sale (POS) systeem dat rechtstreeks integreert met WooCommerce en maakt het mogelijk om WooCommerce producten te verkopen, zowel online als in-person. Het zal ook worden gebruikt om de vervulling van uw online bestellingen te beheren en ervoor te zorgen bestellingen worden verwerkt en geleverd aan uw klanten efficiënt en op tijd.

Om te beginnen, meld je aan voor een gratis proefperiode van 7 dagen en volg de installatiestappen.

Zodra je een FooSales account hebt aangemaakt en de FooSales WordPress pluginkunt u inloggen op de FooSales iPad, Android tablet of web apps met behulp van uw winkel beheerder gegevens. FooSales maakt dan verbinding met uw site en laadt al uw producten, bestellingen en klanten. FooSales maakt gebruik van uw winkel bestaande WooCommerce producten en fiscale instellingen, dus zodra het laadt, zul je meteen in staat zijn om in-persoon verkopen te verwerken.

Foosales Verkoopscherm

Verkoop en afrekenen

Op de standaard verkoopschermU kunt uw productcatalogus doorzoeken en filteren of een barcodescanner aansluiten om een overeenkomende product-ID of SKU te vinden. Bij het verwerken van een bestelling voegt u gewoon producten toe aan het winkelwagentje en gaat u naar de kassa scherm. Hier kun je de bestelling koppelen aan een nieuw of bestaand ouder-/leerlingprofiel, kortingen en couponcodes toepassen en bestelnotities toevoegen. Als je klaar bent, kun je de relevante betaalmethode selecteren en de in-person transactie afronden. FooSales genereert dan direct een bestelling in WooCommerce. De bestelling kan worden bekeken in de bestellingen sectie in FooSales, of bij het bekijken van bestellingen in de WooCommerce admin dashboard op uw WordPress site. Omdat FooSales maakt gebruik van uw bestaande producten en inventaris, zal uw online voorraad beschikbaarheid automatisch worden aangepast, zonder dat u handmatig bij te werken uw voorraad in WooCommerce.

Foosales afrekenscherm

Orderbeheer

Vervolgens kunt u navigeren naar de Bestellingen sectie. Hier kun je zowel online als POS-bestellingen bekijken. Je kunt informatie over elke bestelling bekijken, zoals de gekochte artikelen, verzendgegevens, factuurgegevens en bestelnotities. Je kunt een bestelling ook terugbetalen en de status van een bestelling wijzigen. Als een bestelling is ingesteld op een onvolledige bestelstatus, zoals Verwerking of In de wachtkunt u doorgaan met de bestelling en deze verwerken via het winkelwagentje en de kassa.

Foosales Bestelscherm

Klanten

Last but not least, in de Klanten kun je bestaande klanten (leerling- of ouderprofielen) aanpassen en nieuwe klantprofielen aanmaken.

Bestelling F aanpassenulfillment

Nu je in staat bent om zowel online als in-person te verkopen met FooSales, gaan we het fulfillment proces aanpassen. Zoals op de meeste scholen, wanneer een bestelling wordt geplaatst online, de ouder of student zijn verplicht om de bestelling te verzamelen wanneer het klaar is. We gaan een workflow implementeren die de kans op fouten vermindert, tijd bespaart en de communicatie met de student of ouder automatiseert.

We zullen FooSales gebruiken om de verschillende stappen te beheren die gepaard gaan met het succesvol afhandelen van een bestelling. Om dit te bereiken, moeten we een mechanisme implementeren waarmee we elke stap van de orderafhandeling kunnen volgen. WooCommerce ondersteunt een aantal standaard order statussen, zoals Verwerking, In de wacht, en Compleet. We gaan extra aangepaste bestelstatussen implementeren die we zullen gebruiken om de voortgang van een bestelling te volgen. Hoe dit zal werken, is wanneer een bestelling wordt online geplaatst, zal het worden verzonden naar FooSales. Eenmaal ontvangen, zal de persoon die verantwoordelijk is voor het voorbereiden van de bestelling de order status veranderen in een aangepaste status genaamd Verpakking. Wanneer de bestelling is ingepakt en klaar is, wordt de status van de bestelling gewijzigd in Klaar om op te halen. Wanneer de klant de bestelling heeft opgehaald, kan de status van de bestelling worden gewijzigd in Verzameld Dit is de laatste voltooide fase van een bestelling.

Omdat FooSales een native WooCommerce POS is, ondersteunt het inherent de standaard en aangepaste bestelstatussen. De zijn tal van gratis en betaald plugins die je kunt gebruiken om aangepaste bestelstatussen aan je site toe te voegen. We gaan de gratis Ni WooCommerce Bestelstatus op maat plugin. Zodra je klaar bent, navigeer je naar Bestelstatus > Nieuw toevoegen en maak de volgende bestelstatussen aan:

  • Verpakking
  • Klaar om op te halen
  • Verzameld

Aangepaste bestelstatussen

Vervolgens moeten we de FooSales bestelling instellingen bij te werken, zodat de aangepaste order statussen weerspiegelen in de FooSales POS apps. Ga naar FooSales > Instellingen > Bestellingen. Hier kunt u opgeven wat Te laden bestelstatussen in de FooSales POS apps, Bestelling indienen statussen bij het afrekenen en bestellingen die worden gemarkeerd als Onvolledige bestelstatussen.

Foosales Bestelstatussen

Zodra u de orderstatussen naar wens hebt geconfigureerd, slaat u deze opties op en gaat u terug naar de FooSales apps. Om de nieuwe statusinstellingen weer te geven, gaat u naar de Instellingen sectie en druk op de Resync knop. Dit zorgt ervoor dat FooSales de laatste orderinstellingen ophaalt en de orders weergeeft met de nieuwe orderstatus.

Foosales Resync-optie

Zodra de resynchronisatie is voltooid, navigeert u naar de FooSales Bestellingen sectie waar je alle relevante bestellingen ziet. Je kunt nu ook de status van een bestelling wijzigen in Verpakking, Klaar om af te halen of Verzameld met behulp van de order status selector in de rechterbovenhoek van de bestelling details paneel. Wanneer de status wordt gewijzigd, FooSales verandert de werkelijke order status in de WooCommerce database, zodat iedereen die het bekijken van de bestelling op een ander apparaat of via de WordPress dashboard ziet ook de bijgewerkte order status.

Het scherm Bestellingen van Foosales toont de optie Klaar om af te halen

Je kunt niet alleen bekijken welke artikelen bij elke bestelling horen (bijvoorbeeld de pakbon), maar ook de factureringsgegevens, verzendgegevens en bestelnotities voor elke bestelling bekijken.

Het scherm Bestelling van Foosales met het tabblad Besteldetails.

Dus samengevat: wanneer een bestelling online wordt geplaatst, wordt deze automatisch weergegeven in de Bestellingen sectie in FooSales. De persoon die verantwoordelijk is voor het voorbereiden van de bestelling kan de bestelling in FooSales bekijken en de status van de bestelling wijzigen in Verpakking met behulp van de vervolgkeuzelijst. Deze status wordt weergegeven op alle aangesloten FooSales apparaten en in de WordPress dashboard. Wanneer de bestelling is verpakt en klaar, zal de status van de bestelling worden gewijzigd in Klaar om op te halen. Zodra de klant de bestelling heeft opgehaald, kan de status van de bestelling worden gewijzigd in Verzameld die aangeeft dat het orderverwerkingsproces is voltooid.

Woocommerce Bestellingen Scherm

Hoewel deze handleiding zich richt op bestellingen die worden verzameld op een fysieke locatie, kan een vergelijkbare workflow worden geïmplementeerd om het fulfillmentproces voor leveringen te beheren. 

Automatiseer e-mailcommunicatie

Als een bestelling klaar is om opgehaald te worden, moet je de klant meestal e-mailen, sms'en of bellen om te laten weten dat de bestelling klaar is om opgehaald te worden. Dit is een handmatig proces dat niet alleen tijdrovend is, maar ook vatbaar voor menselijke fouten. Om tijd te besparen en de kans op fouten te verkleinen, gaan we een automatisering implementeren die de klant automatisch een e-mail stuurt wanneer de bestelstatus wordt gewijzigd in Klaar om op te halen. Dit kan worden bereikt met gratis plugins zoals de Ni WooCommerce Bestelstatus op maat plugin, maar we gaan een betaalde plugin gebruiken met de naam AutomateWoo die meer flexibiliteit en extra communicatiemethoden/acties biedt. U moet eerst de AutomateWoo plugin van de WooCommerce Marketplace en installeer het op je website.

Navigeer na de installatie naar AutomateWoo > Workflows > Workflow toevoegen en voer een titel in voor je workflow (bijvoorbeeld 'Klaar voor ophalen e-mail').

De Automatewoo Workflow Titel instellen

Stel de trigger in op Wijzigingen in bestelstatus en stel in Status verandert in optie naar de Klaar om op te halen aangepaste bestelstatus.

De Automatewoo Workflow Trigger instellen

Deze trigger zorgt ervoor dat wanneer de orderstatus wordt gewijzigd in Klaar om op te halenwordt een workflowactie gestart. In de Acties metabox kun je kiezen welk type actie moet plaatsvinden als reactie op de trigger. Stel de Actie veld naar Verstuur e-mail en vul alle relevante velden in. Deze e-mail moet naar de klant worden gestuurd, dus u kunt de e-mail instellen op Naar veld naar het e-mailadres van de klant met behulp van de {{ customer.email }} variabele. U kunt de Onderwerp en Inhoud e-mail velden zoals nodig en sla op. Hier is een voorbeeld:

De Automatewoo Workflow Actie Instellen

Als u nu de bestelstatus wijzigt in Klaar om op te halen in FooSales, krijgt de klant automatisch de volgende e-mail:

Screenshot 2023 09 08 Om 12.36.51

Na verloop van tijd zal dit ontelbare uren besparen en de kans op fouten minimaliseren. Je kunt AutomateWoo ook instellen om SMS'jes te versturen met behulp van Twilio.

Verkoop tickets online en op je schoolevenementen

Naast het verkopen van fysieke goederen met behulp van WooCommerce en FooSales, kun je ook tickets verkopen voor je schoolevenementen met behulp van FooEvents voor WooCommerce. FooEvents is de #1 platform voor de verkoop van onbeperkt tickets direct vanaf elke WooCommerce website volledig commissievrij.

Voorbeeld van een Fooevents-product

Tickets die online zijn gekocht, worden verzonden als ticket-e-mails met een unieke QR-code die kan worden gescand met de FooEvents Check-ins app.

Voorbeeld van een ticket Qr-code

FooSales integreert rechtstreeks met FooEvents en stelt u in staat om te verkopen en tickets af te drukken in persoon met behulp van FooSales WooCommerce POS.

Voorbeeld van een ticket dat wordt gekocht in Foosales

Conclusie

WooCommerce en FooSales passen perfect bij elke school of universiteit die gebruik wil maken van e-commerce en handige diensten wil aanbieden aan zowel ouders als studenten. Het implementeren van een omnichannel winkel zoals beschreven in dit artikel zal je organisatie enorm veel tijd besparen en ervoor zorgen dat je een eenvoudig maar effectief systeem hebt dat gebruikt kan worden door faculteit, parttime personeel en vrijwilligers.

Klaar om aan de slag te gaan, meld u aan voor onze 7-daagse gratis proefversie en krijg direct toegang tot FooSales WooCommerce POSEr zijn geen creditcard- of factuurgegevens nodig.

 

Abonneer je op onze nieuwsbrief

Ontvang als eerste productupdates en speciale aanbiedingen

    Winkelwagen